Автоматизация — основа оптимизации и экономии

Август 10, 2018

Как я раньше создавал договоры для подписания с заказчиками? Открывал «Ворд», поочерёдно в нужные места копировал имена, реквизиты, контакты, потом печатал. Как я создаю договоры сейчас? Нажимаю на кнопку, получаю готовый документ, печатаю.

А как я раньше выставлял счёт? Открывал сайт банка, шёл в специальный раздел, вбивал реквизиты заказчика, перечень услуг, стоимость, после чего печатал. Как сейчас я выставляю счёт? Снова нажатием одной кнопки.

Так же дела обстоят с приложениями к договору и с актами: я просто нажимаю на нужную кнопку и получаю нужный документ. С этим пришлось повозиться, потому что заставить мою самописную CRM автоматически формировать pdf-файлы, готовые к печати, было очень нелегко. Но я постарался и теперь мне достаточно ввести часть данных о заказчике, по которым система подтянет остальные данные, обработает их, сохранит, и при необходимости создаст основываясь на них нужный документ. Поэтому у меня в команде нет специального человека, который отвечает за документы. Я не собираюсь платить кому-то за то, что может бесплатно сделать компьютер. В моём понимании автоматизация выглядит именно так: человек должен делать только то, что не может сделать машина.

Не менее важной особенностью моей системы является автоматический калькулятор расчёта стоимости. Мне надоело постоянно впадать в ступор, когда клиенты задают вопросы о стоимости услуг в определённых условиях. Я просто задаю им несколько встречных наводящих вопросов, вношу в калькулятор параметры съёмки и получаю стоимость работ. Он выдаёт оптимальную стоимость, чтобы ни меня не обидеть, ни клиента. С ним не поспоришь. Кстати, калькулятор не привязывается к стоимости одного часа работы: чем больше длительность, тем меньше стоимость одного часа.

Таким образом я стараюсь максимально автоматизировать свою работу, чтобы уделять внимание только тем вещам, которые требуют моего вмешательства. Единственное же, что я никогда не попытаюсь автоматизировать — работа с камерой. Потому что от неё я получаю настоящее удовольствие.